Telefonda Not (Dikte) Alma Teknikleri

Not (dikte) almaya herkes ihtiyaç duyar. Not alırken sürekli uyanık bir zihinle dinlemek, yazılanı anlamak bakımından da yararlı olabilir.

Dikte sırasında sekreter etkin bir yol izlemeli, yazı üzerinde düşünmeli ve belleğine yerleşmesine özen göstermelidir. Zamanla yarışırken ve eksiksiz not almaya çalışırken bazı zorluklarla karşılaşabilir. Dikte edilirken yetişilemeyen kısımlar ya boş bırakılır, ya da soru işareti konularak eksiklikler hemen sonra telafi edilir. Bu durum karşısında not almayı kolaylaştıracak büyülü bir ilaç yoktur.

Not almanın etkinliğini arttırmak için;

* Büyük bir dikkatle dinlemek,

* İç mantığı anlamaya çalışmak,

* Notları olabildiğince çabuk temize çekmek, yapılaşmış bir sentez oluşturmak ve gereken bilgileri açığa çıkarmak gerekir.

Telefonda not almakla yöneticiyle yüz yüze gelerek not almak arasında hiçbir fark yoktur. Her iki durumda da sekreterin hızlı ve doğru not alma becerisini geliştirmiş olması önemlidir.

Telefonda not alınması durumunda, masanızın üzerinde her zaman hazır bir kaleminizin ve bloknotunuzun bulunması, mesajların yerinde ve zamanında doğru bir şekilde iletilmesine yardımcı olacaktır.

Telefon görüşmelerinde kişiler birbirlerini görmedikleri için not alan bir cümleyi kaydettiğinde “EVET” diyerek, yeni bir cümleyi yazmaya hazır olduğunu belirtmelidir.

Telefonda not alındıktan sonra notun, notu verene okunması yanlışları önlemek açısında uygun olur.

Telefonda alınacak not uzun ise, konuşma dikte makinesine (diktafon)kaydedilmelidir. Diktafona kaydedilen konuşmalar ilk fırsatta çevrilir, yazılır ve ilgiliye dinletilir.

Harf Kodlama Ve Kısaltmalar

Telefon görüşmelerinde anlaşılamayan kelimelerin karşı taraf tarafından daha kolay anlaşılabilmesi için kodlama yöntemine gidilir.

Türkiye de kullanılan kodlama sisteminde 29 alfabetik harfin bir karşılığı ülke, il ve ilçe isimleri ile belirtilmiştir. Örnek olarak aşağıdaki tablo verilmiştir.

• A Ankara

• B Bursa

• C Ceyhan

• Ç Çanakkale

• D Denizli

• E Edirne

• F Fatih

• G Giresun

• H Hakkari

• I Ilgaz

• İ İzmir

• J Japonya

• K Kayseri

• L Lüleburgaz

• M Malatya

• N Nevşehir

• O Ordu

• Ö Ödemiş

• P Polatlı

• R Rize

• S Sivas

• Ş Şile

• T Trabzon

• U Uşak

• Ü Ürgüp

• V Van

• Y Yozgat

• Z Zonguldak

Kodlama sisteminde anlaşılamayan kelimeler için söyle kodlama yapılır: Örnek, NAVLUN sözcüğü Nevşehir, Ankara, Van, Lüleburgaz, Uşak, Nevşehir şeklinde kodlanarak, sözcüğün doğru anlaşılması sağlanır.

İnternational( Uluslararası ) kodlama sistemine aşağıdaki örnek verilebilir.

• A Amsterdan

• B Baltimore

• C Casablanca

• D Danemark

• E Edison

• F Florida

• G Gallipoli

• H Havana

• I İtalia

• J Jerusalem

• K Kilogram

• L Liverpool

• M Madagaskar

• N New York

• O Oslo

• P Paris

• Q Quebec

• R Roma

• S Santiago

• T Tapoil

• U Uppsala

• V Valencia

• W Washington

• X Xanthippe

• Y Yokohama

• Z Zurich

KISALTMALAR: Telefon görüşmelerinde telefonu uzun süre meşgul etmemek ve konuşmaları kısa kesmek önemli bir kuraldır. Profesyonel bir sekreter kendi yöntemlerini geliştirerek not alırken, mesajları kaydederken bazı kısaltmalar kullanabilir. Bu kısaltmalar sekreterin yaratıcılığı ölçüsünde çoğalacak ve bunları aklında tutmasına bağlı olarak etkinliği artacaktı.

Bazı kısaltma örnekleri aşağıdaki gibidir:

Folklör- flk

İmparator- imp

Profesör-prf

Litre-lt

Metre-m

Hizmet-hzm

Mühendis-mh

Türk lirası-TL

Türkiye Büyük Millet Meclisi- TBMM

Çocuk Esirgeme Kurumu- ÇEK

Devlet Malzeme Ofisi- DMO

Profesyonel bir sekreter telefon görüşmelerinde (dinlenenden not almada) zamandan tasarruf sağlamak için bu ve buna benzer kısaltmaları kullanabilir.

Sonraki >